INFORMACJA O PRZETWARZANIU „ASAJ” SPÓŁKĘ Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Z SIEDZIBĄ W SIEDLCACH  DANYCH OSOBOWYCH

W związku ze stosowaniem od 25 maja 2018 roku w Polsce Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony danych osobowych, „ASAJ” spółka z ograniczoną  odpowiedzialnością, przedstawia informację wymaganą Rozporządzeniem i dotyczącą przetwarzania danych osobowych.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. Dz.U. UE L.2016.119.1  z dnia 4 maja 2016 r.,  (dalej „RODO”).

1. 1. Spółka - administrator danych osobowych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest „ASAJ” spółka z ograniczoną  odpowiedzialnością z siedzibą w Siedlcach, adres: 08 – 110 Siedlce, ul. Kazimierza Przerwy – Tetmajera 1, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000044519, NIP 821-22-27-830, kapitał zakładowy 103.000,00 zł (dalej: Spółka), strona internetowa: www.asaj.pl . W sprawie danych osobowych może Pan/Pani skontaktować się na piśmie – pod wskazany wyżej adres Spółki,  drogą elektroniczną pod adres elektroniczny: asaj@asaj.pl  lub telefonicznie dzwoniąc pod numer telefonu  25 646 07 89  w zakresie danych osobowych

Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

1.  2. Zmiana decyzji w sprawie przetwarzania danych osobowych

W każdym czasie przysługuje Panu/Pani prawo złożenia sprzeciwu wobec określonego przetwarzania danych. Spółka rozpatrzy zasadność sprzeciwu.

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest  dobrowolne, przy czym w przypadku zawarcia umowy podanie danych osobowych jest konieczne do jej zawarcia. Ponadto podanie określonych danych może być niezbędne dla wykonania określonej transakcji lub czynności. W przypadku odmowy podania danych wymaganych umową lub przepisami prawa, Spółka nie zawrze umowy lub nie wykona transakcji lub czynności.

W każdym czasie ma Pan/Pani prawo wycofania wszystkich lub niektórych zgód dotyczących przetwarzania danych osobowych. Wycofanie danej zgody nie wpływa na prawo Spółki  do przetwarzania danych w celu opisanym w tej zgodzie do chwili jej cofnięcia.

Spółka może być uprawniona do przetwarzania danych osobowych na innej podstawie prawnej niż zgoda jak również w innym celu  niż udzielona zgoda.

1.  3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Spółka przetwarza Pana/Pani dane osobowe w następujących celach:

• - wykonywania czynności zgodnie z udzieloną zgodą – np. w celach marketingowych – podstawa prawna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• - czynności związanych z zawarciem, wykonywaniem lub rozwiązaniem umowy oraz wykonywaniem innych czynności w tym poprzedzających jej zawarcie (uzyskanie danych jako kontrahenta, danych pełnomocnika, danych niezbędnych dla dokonania oceny ryzyka transakcji, zabezpieczenia płatności, ewentualnego dochodzenia roszczeń itp.) – podstawa prawna niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
• - wykonywania obowiązku prawnego – Spółka przetwarza dane jeśli taki obowiązek wynika z przepisów prawa polskiego lub prawa Unii Europejskiej (obowiązki wynikające z prawa podatkowego, przepisów ubezpieczeń społecznych przepisów rachunkowości lub archiwizacji, i inne) – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• - realizowania prawnie uzasadnionych interesów Spółki – dochodzenie roszczeń lub obrona przed kierowanymi przeciwko – podstawa prawna uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• - w celach marketingowych, które obejmują przekazywanie informacji handlowych, w tym ofert, propozycji zwarcia umów ze Spółką jak również akcji marketingowych – reklam, organizowania promocji, konkursów – podstawa prawna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• - dodatkowe cele Spółki – doradztwo prawne, biznesowe, ekonomiczne, audyty, kontrole, badania statystyczne, archiwizacja danych – podstawa prawna uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Jeżeli w ramach realizacji umowy/zamówienia/zlecenia Pani/Pan przekazał Spółce dane osobowe współpracowników/pracowników niniejsza informacja dotyczy również ich i powinna być im udostępniona.

1. 4. Rodzaj przetwarzanych danych

Spółka przetwarza dane:

• - niezbędne do identyfikacji lub weryfikacji (sprawdzenie tożsamości kontrahenta lub podmiotu reprezentującego, zgodności podanych danych z dokumentami rejestrowymi i/lub dokumentami tożsamości – PESEL, dane adresowe, NIP,
• - niezbędne do prowadzenie korespondencji, realizacji zamówień, zakładania kartoteki kontrahenta , obsługi płatności elektronicznych .. – dane adresowe, dane kontaktowe (numery telefonu, adres e-mail, .imię i nazwisko , nazwa firmy,NIP)
• - dotyczące stanu cywilnego i rodzinnego
• - niezbędne do realizacji umowy sprzedaży , sprawozdawczości rachunkowej i finansowej a także dochodzenia roszczeń.

1. 5. Odbiorcy danych

Dane osobowe Spółka może  przekazywać do podmiotów lub organów:

• - upoważnionych na podstawie przepisów prawa (w szczególności ZUS, Urząd Skarbowy..),
• - którym przekazanie danych jest konieczne dla wykonania określonej czynności np. przewoźnicy, ubezpieczyciele przesyłek,
• - podmiotom współpracującym w celach niezbędnych do realizacji celów spółki – doradztwo prawne, IT, audyty ,ubezpieczyciele należności ,
• - wskazanych w złożonej zgodzie/upoważnieniu.

1. 6. Okres przetwarzania danych

Okres przetwarzania danych zależy od celu, w jakim zostały zebrane i są przetwarzane i wynika z obowiązujących przepisów prawa oraz instrukcji/regulaminów/polityk
wydanych na podstawie przepisów przez Spółkę, w tym dane przetwarzane:

• - w związku z zawarciem umowy – przez czas niezbędny do prowadzenia negocjacji, a w przypadku zawarcia umowy – rok po upływie okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy
• - w związku z prowadzeniem postępowań sądowych – do upływu przedawnienia roszczeń objętych orzeczeniem
• - za zgodą – przez okres wskazany w oświadczeniu o zgodzie, przy czym nie dłużej niż do odwołania zgody

1. 7.Uprawnienia

Ma Pan/Pani prawo do:

• - żądania dostępu swoich danych osobowych, ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, a nadto w przypadkach przewidzianych prawem do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych
• - wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
• - żądania przenoszenia danych lub uzyskania kopii danych, z tym, że prawo to nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób, w tym tajemnic handlowych lub własności intelektualnej i będzie ono realizowane w zakresie technicznie możliwym. Pierwsza kopia danych jest bezpłatna
• - wniesienia skargi do organu nadzorczego.